Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur le DIF

18 janvier 2010 par Roland Thimonier

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur le DIF

• Le DIF change la donne

• Un droit pour tous les salariés...

• L'employeur doit donner son accord

• Le refus gagne à être justifié

• Des obligations pour l'employeur

• Un coût difficile à évaluer

• Ne pas rester attentiste

• La marche à suivre

• Budget: le DIF n'est pas provisionnable

• DIF : Attention danger

• DIF : 41% des employeurs Hors la Loi

Le DIF change la donne

Changement radical pour la formation professionnelle : avec le DIF, c'est le salarié qui a les " clés du camion " et dispose de vingt heures de formation par an. Mais l'employeur a aussi son mot à dire...

Avec le droit individuel à la formation (DIF), chaque salarié peut aller frapper à la porte de son patron pour annoncer qu'il part en formation : désormais, il peut partir - presque librement - suivre une formation de son choix. Si, en trente ans, peu de textes sont venus bousculer l'univers de la formation, la loi du 4 mai 2004 secoue ce train-train en créant un droit nouveau pour le salarié, le DIF. Encore faut-il bien la connaître, car le DIF est encore mal connu ! Comment réagir quand le salarié demande un DIF ? Peut-on refuser sa demande ? Que se passe-t-il si le salarié quitte l'entreprise ? Le budget formation va-t-il exploser ?

Un droit pour tous les salariés...

Le principe de base est simple : chaque année, le salarié acquiert un droit à formation de vingt heures, qu'il peut capitaliser pendant six ans, soit un plafond de cent vingt heures.

« Ce texte va obliger les entreprises, quelle que soit leur taille, à se positionner par rapport à leur politique de formation. Il impose des obligations nouvelles, mais offre aussi l'opportunité de prendre l'initiative à condition de ne pas opter pour la politique de l'autruche », affirme Pierre-Antoine Hermange, chargé de mission chez Demos. Le principe de base est simple : chaque année, le salarié acquiert un droit à formation de vingt heures, qu'il peut capitaliser pendant six ans, soit un plafond de cent vingt heures. Ce quota annuel s'acquiert à terme échu et les premières vingt heures seront donc acquises le 7 mai 2005 - un an après l'entrée en vigueur de la loi - pour tous les salariés embauchés avant le 8 mai 2004. Quant aux salariés embauchés après le 7 mai, ils obtiendront leur quota annuel à la date anniversaire de leur entrée dans l'entreprise. Pour éviter des comptabilités alambiquées, des accords de branche calquent l'acquisition des droits à DIF sur l'année civile, et mettent tout le monde sur la même ligne, simplifiant ainsi la gestion des droits. Pour parachever les comptes d'apothicaire, l'acquisition du quota d'heures DIF des salariés à temps partiel se calcule au prorata de leur temps de travail : pour un mi-temps, le droit à DIF sera de dix heures par an. En revanche, le plafond de cent vingt heures reste inchangé pour les temps partiels et, dans notre exemple, le salarié pourra cumuler ses heures de DIF pendant douze ans. Les CDD bénéficient aussi du DIF, prorata temporis , à condition d'avoir travaillé quatre mois au cours des douze derniers mois, mais celui-ci sera probablement mis en oeuvre par les organismes gestionnaires des congés individuels de formation, les Opacif. Autre innovation marquante du DIF, la formation se déroule hors temps de travail, car seul un accord collectif peut prévoir que le DIF se déroule pendant le temps de travail. Quand le DIF se déroule hors temps de travail, l'employeur verse au salarié une allocation de formation égale à 50 % de son salaire net et qui est exonérée de charges sociales salariales (y compris CSG et CRDS) et patronales. Le système se révèle intéressant pour l'entreprise sur les postes directement productifs - le salarié ne s'absente pas et le coût est limité - et incitatif pour le salarié car il augmente sa rémunération.

L'employeur doit donner son accord

Le salarié doit avant son départ en formation, adresser une demande écrite à son entreprise, dans laquelle il détaille les informations relatives à l'action de formation

En matière de DIF, le salarié a certes l'initiative, mais il ne peut pas pour autant faire ce qu'il veut, car un des points essentiels du dispositif, c'est que l'employeur doit donner son accord à la formation souhaitée par le salarié. Ce dernier doit, avant son départ en formation, adresser une demande écrite à son entreprise, dans laquelle il détaille les informations relatives à l'action de formation. L'accord de l'employeur étant indispensable, cela sous-entend qu'il peut refuser la formation envisagée, à condition de respecter certaines règles. Premièrement, ne pas rester silencieux ! A réception d'une demande de DIF, il dispose d'un délai d'un mois pour répondre au salarié. L'absence de réponse dans ce délai est considérée comme une acceptation de la formation.

« On voit le risque de laisser traîner les demandes de DIF, en particulier dans les PME n'ayant pas de personnel chargé de la gestion de la formation. On peut éviter les "ratés" en déterminant un mode de réception et de traitement des demandes de DIF », conseille Christine Lhote, consultante chez Cnidos Formation. Si la loi permet à l'employeur de refuser la formation, elle fait en sorte d'éviter que le DIF ne devienne purement virtuel dans des entreprises adeptes du refus systématique. Elle fixe une porte de sortie : si le désaccord persiste pendant deux années consécutives, le salarié peut déposer sa demande à l'Opacif, qui devra prendre en charge sa demande.

Le refus gagne à être justifié

Bien que la loi n'oblige pas l'employeur à justifier son refus, ce droit de dire non devra être apprivoisé et géré avec cohérence pour éviter les décisions arbitraires et les ressentiments qui en découlent.

Sans accord de l'employeur, pas de DIF. Autrement dit, le DIF n'est pas un blanc-seing pour le salarié, qui ne peut à sa guise effectuer des stages de karting ou de théâtre. Le refus peut d'abord être motivé par des raisons objectives : demande incomplète, pas assez d'heures de DIF pour la formation demandée, coût exorbitant de la formation... Mais l'employeur peut aussi refuser le DIF lorsqu'il estime que la formation demandée n'est pas assez proche des métiers de l'entreprise ou ne correspond pas aux priorités qu'il a lui-même définies. Bien que la loi n'oblige pas l'employeur à justifier son refus, ce droit de dire non devra être apprivoisé et géré avec cohérence pour éviter les décisions arbitraires et les ressentiments qui en découlent. « Le DIF s'inscrit dans la durée, alors attention aux acceptations récompense ou à la tête du client, prévient Christine Lhote.

Si dans une entreprise où apprendre l'anglais ne se justifie pas le DIF d'un salarié qui souhaite apprendre cette langue est accepté, cela risque de faire jurisprudence. Elle aura ensuite de grosses difficultés à refuser le même type de demande. » C'est un piège important, notamment dans les petites entreprises où les infos circulent vite... Aussi, pour faciliter, rendre plus transparente la gestion de ces refus, les employeurs dépendant d'un accord de branche ont--ils intérêt à s'y référer, car y sont souvent listées les actions de formation prioritaires dans le cadre du DIF.

Des obligations pour l'employeur

Au moins une fois par an, l'employeur doit informer chaque salarié des droits acquis au titre du DIF.

Pour éviter que le DIF ne tombe dans les oubliettes, une obligation d'information pèse sur l'entreprise et permet au salarié de connaître ses droits. Au moins une fois par an, l'employeur doit informer chaque salarié des droits acquis au titre du DIF. Le choix du support d'information est libre : document spécifique remis chaque année, annexe au bulletin de paie, voire « compteur DIF » sur le bulletin... A noter que la loi n'a pas prévu de sanction spécifique pour l'employeur qui ignore cette obligation d'information. Mais l'oubli ne sera pas sans risques : s'il y a litige, il est probable que les juges n'apprécieront que très modérément l'attitude de l'employeur n'ayant jamais pris soin d'informer ses salariés. En outre, « zapper » cette obligation annuelle n'est pas forcément un bon calcul car, si le salarié est licencié (sauf faute grave ou lourde), l'employeur doit impérativement indiquer sur la lettre de licenciement le nombre d'heures de DIF acquises et les conditions dans lesquelles le salarié a la possibilité d'en bénéficier avant son départ. Cyril Parlant, avocat au cabinet Fidal, prévient : « L'oubli de cette mention, à l'instar de la priorité de réembauchage lors d'un licenciement économique, sera assimilé par les juges à une erreur de procédure.

Des dommages-intérêts seront automatiquement accordés au salarié. » La « transférabilité » du DIF lors du départ du salarié avait fait couler beaucoup d'encre. En fait, elle se limite pour l'employeur à l'obligation de financer une formation pour les salariés licenciés qui demandent à bénéficier de leur DIF avant leur départ. Il s'agit davantage d'une liquidation du droit que d'un transfert. Toutefois, quelques accords de branche prévoient une transférabilité du DIF au sein des entreprises d'une même branche.

Un coût difficile à évaluer

Le DIF peut faire exploser le budget formation : allocation de formation + coût pédagogique de vingt heures de stage multiplié par le nombre de salariés, le total peut donner des frissons !

La gestion et l'organisation des demandes de DIF ne sont pas les seuls points qui inquiètent les entreprises. S'y ajoute le surcoût financier inévitable entraîné par la loi de mai 2004. Première constatation, l'augmentation de la contribution minimale formation prévue par la loi de mai 2004 : assise sur la masse salariale, elle est désormais de 1,60 % pour les entreprises de plus de dix salariés et de 0,40 % en 2005 puis 0,55 % en 2006 pour celles de moins de dix salariés. Mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Le DIF peut faire exploser le budget formation : allocation de formation + coût pédagogique de vingt heures de stage multiplié par le nombre de salariés, le total peut donner des frissons ! Dans son ouvrage, Le DIF (éditions Dunod), Alain-Frédéric Fernandez estime que l'impact théorique du DIF dans les entreprises de plus de dix salariés représente 3,6 % ou 2,2 % de la masse salariale selon que le DIF se déroule pendant ou hors temps de travail ! Le simple rappel de cet impact financier montre bien l'intérêt qu'auront les entreprises (quelle que soit leur taille) à ne pas adopter la politique de l'autruche mais au contraire à organiser et à maîtriser la gestion du DIF grâce à une politique DIF globale et cohérente.

Si la loi installe le DIF en bonne place dans le Code du travail, elle laisse une grande place à la négociation pour l'application concrète de ce nouveau droit. Certaines branches d'activité ont déjà conclu des accords aménageant les modalités du DIF. La plasturgie, par exemple, a anticipé le DIF au 1er janvier 2005, défini des DIF prioritaires, prévu de diffuser une information des représentants du personnel sur le nombre de DIF refusés... Au fil des mois, un grand nombre d'accords de branche devraient être signés qui aideront les entreprises à gérer les demandes.

Ne pas rester attentiste

Mais, pour l'heure, force est de constater que la majorité des entreprises de moins de 500 salariés parie plutôt sur un manque d'intérêt des salariés pour le DIF.

Accord de branche ou pas, le DIF doit être l'occasion de remettre la gestion de la formation à plat. Attendre tranquillement les premières demandes de DIF n'est guère prudent, car le délai d'un mois pour répondre au salarié est court. Et comment refuser un départ en DIF si aucune priorité n'est définie ? Les PME doivent s'efforcer de fixer une ligne de conduite cohérente. Parallèlement, le secteur de la formation structure ses services dans ce sens, comme le réseau Agefos-PME, qui propose d'accompagner les entreprises sans DRH dans la mise en oeuvre et la gestion du DIF, ou Demos Formation, qui, de son côté, élabore avec l'entreprise qui le souhaite un catalogue DIF sur mesure. Sur un plan plus juridique, Cyril Parlant, avocat spécialiste du droit de la formation, suggère d'agir en en instaurant un « règlement DIF » fixant la gestion du DIF dans l'entreprise.

Mais, pour l'heure, force est de constater que la majorité des entreprises de moins de 500 salariés parie plutôt sur un manque d'intérêt des salariés pour le DIF. L'enquête Agefos-PME citée plus haut indique que plus de 90 % d'entre elles considèrent que seule une minorité de salariés demandera le DIF... A l'opposé de l'attentisme, ce nouveau droit peut aussi être l'opportunité pour les PME de prendre à bras--le-corps leur politique de formation et de gestion des compétences, et lutter ainsi à armes égales avec les grosses structures. Le DIF peut devenir un atout pour les entreprises... à condition que celles-ci s'y intéressent et ne le subissent pas.

La marche à suivre

Si la loi n'oblige pas l'employeur à être proactif en matière de DIF, ce dernier doit malgré tout respecter certaines formalités.

> Au moins une fois par an, il doit informer par écrit chaque salarié du total d'heures acquises au titre du DIF sur le support de son choix : courrier spécifique, mention sur le bulletin de paie...

> Face à une demande de DIF, il a un mois pour répondre au salarié. L'absence de réponse vaut acceptation.

> Lors d'un licenciement (sauf faute grave ou lourde), la lettre de notification doit mentionner les heures de DIF acquises par le salarié et les conditions dans lesquelles il peut les utiliser.

Le DIF en dix points

- Pour qui : tous les salariés en CDI ayant plus d'un an d'ancienneté ainsi que les CDD ayant travaillé quatre mois consécutivement ou non dans les douze derniers mois.

- Pour quoi : capitaliser du temps de formation que le salarié utilise à son initiative sous réserve de l'accord de l'employeur.

- Quelle durée : vingt heures par an, cumulables sur six ans soit cent vingt heures ; calculée au prorata pour les temps partiels.

- Quel type de formation : toutes les formations « classiques » sont éligibles au DIF. Toutefois, des accords collectifs peuvent définir des types de formations prioritaires.

- Formalités : le salarié fait une demande écrite à l'employeur, qui a un mois pour répondre et peut refuser la demande ; mais s'il « oublie » de répondre ou répond hors délai, cela équivaut à une acceptation de la formation.

- Si désaccord : si le salarié et l'employeur sont en désaccord sur le choix de la formation pendant deux années consécutives, le premier transmet sa demande vers l'organisme qui gère le congé individuel de formation (CIF) ; celle-ci aura vocation à être prise en charge prioritairement.

- Quand : en principe, la formation DIF se déroule hors temps de travail. Mais un accord collectif peut prévoir qu'elle se déroule pendant le temps de travail.

- Rémunération : si la formation a lieu pendant le temps de travail, le salarié garde son salaire. Si elle se déroule hors du temps de travail, l'employeur doit verser une allocation de formation égale à 50 % de son salaire net. Cette allocation est exonérée de charges sociales tant patronales que salariales (y compris CSG et CRDS).

- Rupture du contrat : en cas de licenciement, l'employeur doit indiquer dans la lettre de notification les droits acquis par le salarié en matière de DIF. Ce dernier peut exiger le bénéfice du DIF à condition de faire sa demande avant la fin du préavis. Lors d'une démission, l'employeur n'a pas d'obligation d'information, mais le salarié peut demander son DIF (et l'employeur, ne pas l'accepter) avant la fin du préavis.

- Accord de branche : des accords de branche aménageant les modalités d'exercice du DIF sont ou vont être signés. Il faut donc vérifier qu'un accord éventuel ne donne pas au salarié des avantages supérieurs à ceux prévus par la loi.

Attention le DIF n'est pas provisionnable

Avec un DIF octroyant vingt heures de formation par an, le coût induit (pédagogie + salaire) est loin d'être négligeable ! Le DIF étant cumulable sur six ans, les montants en jeu se cumulent aussi et, logiquement, la question du provisionnement du DIF se pose. Dans un avis du 22 octobre 2004, le Conseil national de la comptabilité a tranché en indiquant que, s'il y a accord salarié/employeur, les dépenses liées au DIF ne doivent pas être provisionnées. En revanche, il y a constatation d'un passif dans deux cas : si le salarié demande à bénéficier de son DIF lors de la rupture de son contrat ou si le salarié et l'employeur sont en désaccord pendant deux années sur le choix de la formation DIF et que la demande est prise en charge par le Fongecif.

le DIF attention Danger

Les compteurs des salariés au titre de leur droit individuel à la formation (Dif) vont, d'ici à deux ans, arriver au maximum de leur capacité, à savoir 120 heures. Toutes les demandes ne pourront pas alors être financées. Attention aux entreprises qui ne s'y seront pas préparées.

DIF : 41 % des employeurs hors la loi !

Oubliant leur obligation d'informer les salariés sur leur droit individuel à la formation, quatre chefs d'entreprise sur dix sont dans l'illégalité, selon une étude d'Agefos PME.

Malgré ce manque de communication, le DIF fait son nid.

Constat alarmant,

41 % des entreprises avouent « ne pas tenir ou ne pas avoir l'intention de tenir leurs salariés informés sur le DIF ».

Ce droit individuel à la formation (DIF) a été instauré en mai 2004. Il permet aux salariés de cumuler un crédit de vingt heures de formation par an, capitalisable sur six ans. Et, détail très important, les employeurs ont l'obligation d'informer leurs salariés sur les modalités du DIF.

Cette négligence et ce manque de communication laissent bon nombre de salariés dans le flou : 37 % d'entre eux ne savent comment s'effectue le choix des formations au titre du DIF dans leur entreprise. Tels sont les résultats d'une étude d'Agefos PME, organisme gestionnaire des fonds de la formation professionnelle, réalisée en octobre 2007.

Phénomène assez étonnant dans un tel contexte, les salariés ont davantage entendu parler du DIF que les chefs d'entreprise :

67 % des salariés ont entendu parler du DIFcontre 62 % des employeurs.

Cette connaissance du dispositif varie toutefois selon la taille de l'entreprise. C'est dans les TPE que le DIF est le plus méconnu. En effet, sa notoriété auprès des employeurs est de 87 % dans les entreprises de plus de dix salariés et atteint près de 100 % dans celles de plus de 50 salariés. Parallèlement, de fortes disparités existent en ce qui concerne les salariés selon leur catégorie socioprofessionnelle : 80 % des cadres ont déjà entendu parler du DIF contre seulement 65 % des ouvriers.

Moins d'une entreprise sur cinq a reçu des demandes de DIF

Même informés, les salariés ne demandent pas majoritairement à bénéficier de leur DIF. Seules 18 % des entreprises interrogées ont reçu de leurs salariés des demandes de formation au titre du DIF. Une proportion en nette progression toutefois : en 2005, quelques mois après la création du DIF, la demande ne dépassait pas 8 % des entreprises ! Ce qui fait dire à Gérard Lenoir, vice-président d'Agefos PME que « le DIF a du succès, contrairement aux rumeurs. Comme tout changement social, il lui faut quelques années pour démarrer ».

40 % des salariés ont déjà utilisé leur crédit d'heures de DIF ou envisagent de le faire.

Un chiffre qui a des chances de grimper dans la mesure où plusieurs freins mis en avant par ceux qui n'envisagent pas de demander un DIF sont faciles à réduire. Parmi leurs réticences, figurent la méconnaissance du dispositif (motif avancé par 29 % des salariés), le fait de ne pas encore y avoir réfléchi (38 %) ou encore le souhait de cumuler davantage d'heures pour suivre une formation plus approfondie (14 %). D'autres obstacles seront plus difficiles à gommer : le manque de temps pour suivre une formation ( pour 17 % des salariés), l'absence de besoin réel de formation (15 %) ou la peur d'un refus de la hiérarchie (11 %).

Par ailleurs, l'étude fait apparaître un point de désaccord entre les employeurs et les salariés quand au moment de la formation. 71 % des entreprises préfèrent que le DIF se déroule hors temps de travail pour ne pas perdre la productivité du salarié pendant les heures où il se forme. Alors que 55 % des salariés préfèrent suivre cette formation sur leur temps de travail.

54 % des salariés veulent se perfectionner sur leur cœur de métier

Question cruciale, quelles compétences les salariés souhaitent-ils développer par leur DIF ? 54 % visent à se perfectionner sur leur « cœur de métier ». Ensuite, 26 % souhaitent travailler les langues. Suscitant un engouement presque aussi important, les formations en bureautique et en informatique sont plébiscitées par 22 % des demandeurs de DIF. Par ailleurs, 16 % souhaitent étoffer leurs compétences pour mieux gérer leur équipe et privilégient les formations en management.

Et pourquoi ne pas profiter du DIF pour s'ouvrir à de nouveaux horizons ? C'est en effet l'objectif des 24 % de salariés qui envisagent de demander à découvrir un nouveau métier et des 9 % qui veulent se former sur des domaines sans lien avec l'activité de leur entreprise. Une liberté peu compatible avec la politique d'une majorité d'employeurs (64 %) qui incitent leurs salariés à choisir une formation répondant aux besoins de l'entreprise.

Dans: DIF 

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